Visibilidad entre grupos

La visibilidad entre grupos regula el modo en que se relacionan unos usuarios con otros dentro de un curso, como veremos a continuación. Es muy importante entenderla pues nos permitirá gestionar mejor la formación, otorgar a cada tutor o supervisor únicamente acceso a los alumnos que nos interese, etc...

La gestión de grupos en cursos puede parecer un tanto liosa al principio, pero es fácil de entender y se le puede sacar mucho partido si se utiliza bien.

Visibilidad entre alumnos

Por defecto en un curso todos los alumnos pueden verse entre sí.

Nota: Por "verse" se entiende que si un alumno publica algo en un foro o en el muro, todos los demás alumnos verán dichas publicaciones. Y si consulta el anuario del curso, verá a todos los alumnos matriculados en éste. Son los únicos casos en los que un alumno puede ver a otros.

En el apartado Comportamiento de las propiedades de un curso existe un ajuste para permitir o no la visibilidad entre alumnos en función de su pertenencia a grupos. Se trata del ajuste Grupos de alumnos visibles entre sí. Si esta propiedad está activada (opción predeterminada), el efecto de los grupos sobre los alumnos será meramente organizativo. Es decir, independientemente de su pertenencia a uno o varios grupos, todos los alumnos se verán unos a otros dentro del curso.

Por el contrario si está desactivada, entonces los alumnos se comportarán como el resto de los perfiles de la plataforma, como veremos a continuación.

Visibilidad entre usuarios en función de pertenencia a grupos

La regla de oro es: dentro de un curso, cuando un usuario pertenece a uno o varios grupos, solamente podrá ver a otros usuarios que pertenezcan a alguno de los mismos grupos, excepto en el caso de los alumnos que dependerá del ajuste visto en el apartado anterior.

Por ejemplo, si queremos dar acceso a un supervisor a un curso para que vea el progreso y estadísticas de un determinado grupo de alumnos, lo único que tenemos que hacer es incluirlo dentro del grupo en cuestión cuando lo demos de alta en el curso. De esta manera el supervisor solamente tendrá acceso a los alumnos pertenecientes a ese grupo.

El grupo "Sin grupo"

Un grupo especial es el grupo "Sin Grupo", es decir, que un usuario no esté asociado a grupo alguno.

En este caso el comportamiento es diferente según el usuario sea un alumno u otro perfil (tutor, supervisor).

En el caso de los alumnos, no estar asociado a grupos es en la práctica lo mismo que pertenecer al grupo "Sin Grupo". Por lo tanto las reglas de visibilidad explicadas hasta ahora se aplicarán del mismo modo a este grupo. Es decir, si el curso está ajustado para que los grupos NO se vean entre sí, los alumnos sin grupo solamente verán a otros alumnos sin grupo.

Sin embargo en el caso de los tutores o supervisores, no estar asociados a un grupo es en la práctica lo mismo que pertenecer a todos los grupos a la vez. Es decir, verán a todos los alumnos de todos los grupos.

Este comportamiento distinto nos ayuda a gestionar el día a día mucho mejor. Por ejemplo, si quisiésemos que un tutor se encargue de todos los grupos de alumnos de un curso tendríamos dos opciones: incluir al tutor en todos los grupos actuales y futuros (teniéndonos que acordar de incluirlo en éstos a medida que los añadimos), o simplemente dejarlo sin grupo para que pueda atender a todos los grupos actuales o futuros, sin tener que preocuparnos de gestionarlo.

Resumen de visibilidad entre grupos

Todo lo anterior se resume en 4 sencillas reglas:

1. Los alumnos, por defecto se ven entre sí en los cursos, salvo que se ajuste lo contrario, en cuyo caso se comportan como el resto de perfiles.
2. Si un usuario pertenece a uno o más grupos solamente verá a otros usuarios que pertenezcan a alguno de estos grupos.
3. Cuando un alumno no pertenece a grupo alguno, es como si perteneciese a un grupo "Sin Grupo".
4. Cuando otro tipo de usuario (no alumno) no pertence a grupo alguno es como si perteneciese a todos los grupos a la vez.

La mejor forma de entender todo esto es a través de ejemplos.

Casos prácticos de ejemplo

Ejemplo 1: Impartir clases a dos empresas en el mismo curso, separando por completo a los alumnos

Supongamos que tenemos dos clientes importantes del mismo sector, a cuyos empleados vamos a impartir la misma formación a lo largo de un año, y queremos que jamás se vean entre sí.

Una posible opción sería duplicar el curso para tenerlo dos veces en la plataforma e impartir la formación en paralelo en las dos instancias del mismo. Esto funcionaría, pero nos complica mucho la gestión y, sobre todo, las futuras actualizaciones del contenido. Sobre todo si lo hacemos más de una vez y con varios cursos. Una solución mejor y más eficiente es impartir la formación a ambas empresas en el mismo curso aislando completamente a los alumnos de una empresa de los de la otra.

Conseguirlo es muy sencillo una vez que se entiende el funcionamiento de los grupos.

1. Lo primero es asegurarse de que el ajuste del curso Grupos de alumnos visibles entre sí está desactivado. De ese modo los alumnos de grupos diferentes no se verán entre ellos.
2. Ahora crearemos un par de grupos de usuarios en el curso con los nombres de las dos empresas, por ejemplo: "Empresa 1" y "Empresa 2".
3. Metemos a los alumnos de cada empresa en su correspondiente grupo, tanto a los ya matriculados como a los que matriculemos a lo largo del año.

Haciendo esto todos los alumnos de cada empresa solo verán a otros alumnos de la misma empresa, quedando en la práctica aislados, de modo que la "Empresa 1" jamás sabrá que se está impartiendo formación al mismo tiempo a la "Empresa 2".

Ejemplo 2: Tutor exclusivo para un grupo

Supongamos que en un curso hemos definido un grupo de usuarios "Empresa A" en el que incluimos a todos los alumnos de nuestro importante cliente del mismo nombre. Si deseamos que estos alumnos tengan una atención especial por parte de un tutor dedicado, podemos meter en el mismo grupo, "Empresa A", a dicho tutor. A partir de ese momento, las acciones de tutoría de ese tutor se restringirán a ese grupo en exclusiva, mientras no lo añadamos a otros.

Si quisiésemos que el tutor pudiese atender a otro grupo de alumnos adicional solamente tendríamos que añadirlo a ese nuevo grupo, cuyos alumnos pasarían a ser visibles inmediatamente para este tutor.

Ejemplo 3: Supvervisor de la Fundación para alumnos bonificados de un curso

Si impartimos formación a empresas españolas algunas nos indicarán que quieren gestionar la bonificación del importe del curso para que el Estado español se lo devuelva posteriormente (más información).

Para poder optar a esa bonificación una de las reglas impuestas por la Fundación es la necesidad de entregar un usuario de supervisión que les permita acceder en cualquier momento durante la ejecución del curso y durante los siguientes 4 años, de modo que puedan comprobar los datos de acceso, actividad, mensajes, etc... de los alumnos que se bonifican.

Para dar acceso a un supervisor a los alumnos de una empresa determinada (y solo a esos) en un curso, debemos hacer lo siguiente:

1. Crear un grupo de usuarios en el curso fácil de identificar, asociado a la bonificación y a la empresa. Le podemos dar, por ejemplo, el nombre "BONIF_EMPRESA_A", de forma que lo identifiquemos fácilmente.
2. Metemos en ese grupo a todos los alumnos de Empresa A que se vayan a bonificar con el Estado.
3. Creamos un nuevo usuario de tipo "Supervisor" y lo matriculamos en el curso asegurándonos de que pertenece exclusivamente al grupo "BONIF_EMPRESA_A".

Ahora, al entregar a la Fundación el usuario y la clave de ese nuevo supervisor, su personal tendrá acceso al curso y podrá ver exclusivamente las actividades y estadísticas de los alumnos que pertenezcan al grupo "BONIF_EMPRESA_A". De hecho si en el futuro más alumnos de esa misma empresa realizan el mismo curso y lo bonifican, bastará con añadirlos a ese grupo para que la Fundación, con ese mismo usuario de supervisión, tenga acceso a sus datos.

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