7 pasos para implementar una plataforma de elearning corporativa

En el competitivo mundo empresarial actual, cualquier organización sabe que necesita soluciones de capacitación sólidas y escalables. Un sistema de gestión del aprendizaje (LMS) corporativo es una herramienta importante para satisfacer esa necesidad. El LMS adecuado permite a las empresas capacitar, supervisar y mejorar la formación de los empleados de manera eficaz.

Esta guía detalla los 7 pasos a seguir para implementar una plataforma de elearning corporativa exitosa.

Paso 1: Definir los objetivos de formación de la empresa

El primer paso consiste en definir de forma clara los objetivos de formación de la organización. Obviamente estos deben alinearse con las iniciativas estratégicas generales de la empresa. Es decir, algo tan simple y a la vez tan complicado como responder a la pregunta: ¿qué se pretende lograr con la formación?.

Por ejemplo:

• Cubrir lagunas normativas y de cumplimiento.
• Apoyar el desarrollo profesional continuo.
• Facilitar la incorporación de nuevos empleados.
• Incrementar la productividad y la eficiencia.
• Promover una cultura de aprendizaje continuo dentro de la organización.

Al fijar estos objetivos, se establece una línea de base para medir el retorno de la inversión del LMS a lo largo del tiempo, asegurando que los resultados obtenidos justifican el esfuerzo y los recursos invertidos.

Paso 2: Elegir la mejor plataforma de elearning

En el mercado existen multitud de plataformas de elearning, y a veces resulta complicado escoger aquella que mejor responda a nuestras necesidades.

En este otro artículo te explicamos los 7 puntos clave que debes tener en cuenta a la hora de escoger tu plataforma de elearning corporativa.

Antes de tomar una decisión final, es recomendable solicitar demostraciones, realizar pruebas piloto y obtener retroalimentación del equipo que utilizará la plataforma diariamente. Esto ayuda a asegurar que la experiencia de usuario sea fluida y que la herramienta se adapte a los flujos de trabajo existentes.

Paso 3: Adaptar la plataforma de elearning a la identidad corporativa

El LMS debe ser una extensión de la marca de la organización La personalización genera confianza y promueve la participación.

Personalizaciones clave:

• La imagen corporativa: logotipo de la empresa, colores de marca y una tipografía coherente. Esto es lo obvio.
• Facilitar el acceso de los usuarios mediante su cuenta corporativa (OAuth 2.0 / OpenID Connect), y poder autoaprovisionar a los usuarios.
• Ofrecer formaciones relevantes a cada usuario, de manera automática en función de sus características: departamento, antigüedad en la empresa, etc...
• Integración con sistemas de correo corporativo para automatizar recordatorios y notificaciones.

Esto no solo mejora la experiencia del usuario, sino que también fortalece el sentido de pertenencia y compromiso de los empleados.

Paso 4: Crear contenido relevante y atractivo

Si una de las patas en las que se sustenta la formación online es la plataforma de elearning, la otra sin duda es el contenido.

Para lograr resultados efectivos y significativos, es fundamental ofrecer materiales que no solo informen, sino que también inspiren y motiven a los estudiantes.

Algunas prácticas recomendadas incluyen:

• Usar formatos variados: incorpora texto, vídeo, prácticas, infografías, cuestionarios… para llegar a diferentes tipos de estudiantes.
• Utilizar los principios del microaprendizaje: divide los temas complejos en módulos más pequeños y fáciles de digerir.
• Localización el contenido: tradúcelo si tu fuerza laboral es global y adapta los ejemplos y referencias a los diferentes contextos culturales.
• Actualiza los materiales regularmente para mantener la relevancia y evitar que el contenido se vuelva obsoleto.

Puedes optar por contenido estándar o personalizado, según tus objetivos estratégicos. A veces, una combinación de ambos enfoques ofrece el mejor equilibrio entre calidad, tiempo de implementación y costo. En este artículo te hablamos de las ventajas e inconvenientes del contenido de e-learning estándar y el personalizado.

Paso 5: Involucrar a todos los implicados

Un sistema de gestión del aprendizaje corporativo se pone en marcha solo cuando un equipo que representa varias disciplinas, incluidas Gestión del talento y T.I., trabaja en conjunto y armonía. En esencia, este equipo debe disponer de habilidades técnicas para, tras recibir la formación adecuada acerca del manejo de la plataforma, poder configurarla y usarla de acuerdo al rol asignado en la misma.

Los roles clave incluyen:

• Administradores: encargados de la configuración del sistema y la gestión de usuarios.
• Gestores de contenidos: responsables de crear y personalizar los materiales de capacitación.
• Tutores/Mentores: facilitan el aprendizaje interactivo y resuelven dudas.
• Especialistas en TI: garantizan la integración con otros sistemas corporativos y la seguridad de la información.
• Supervisores / Dinamizadores: controlan los avances, están atentos al uso de la formación, aportan retroalimentación continua y validan la usabilidad.

Este equipo debe trabajar en conjunto desde el inicio del proyecto, asegurando que todas las necesidades estén cubiertas y que la plataforma sea adoptada de manera orgánica.

Paso 6: Lanzamiento del LMS y monitoreo continuo

Como cualquier nueva herramienta que se incorpore a una organización, para que esta no genere rechazo por parte de los usuarios debe ir acompañada de una buena campaña de comunicación. Algunas de las tácticas son las siguientes:

• Organizar eventos de lanzamiento o seminarios web.
• Enviar campañas de correo electrónico destacando las características clave y los beneficios concretos del LMS.
• Ofrecer incentivos para los primeros usuarios.

Después del lanzamiento, la evaluación continua es esencial para medir la efectividad del LMS corporativo. Se debe monitorear la actividad de los usuarios durante las primeras semanas y abordar cualquier inquietud de inmediato. Usa las herramientas de análisis del sistema para realizar un seguimiento de:

• Tasas de finalización del curso.
• Progreso de los estudiantes y puntuaciones de evaluación.
• Comentarios cualitativos a través de encuestas y grupos de discusión.
• Análisis del impacto de la formación en el desempeño laboral.

Paso 7: Optimizar y mejorar continuamente

La implementación de un LMS no es un proceso estático, sino iterativo. Las estrategias de optimización clave incluyen:

• Incorporar comentarios en el diseño de contenido y plataforma.
• Expandir la oferta de cursos según los nuevos requisitos de habilidades.
• Integrar las últimas características tecnológicas para personalizar la experiencia de aprendizaje.
• Evaluar periódicamente la alineación entre la formación y los objetivos empresariales.

Al fomentar una cultura de mejora continua, las organizaciones pueden maximizar el valor a largo plazo del LMS. Un LMS bien implementado no sólo empodera a la fuerza laboral, sino que también fortalece la ventaja competitiva de la organización en un mercado en constante evolución.